高管助理 Executive Assistant

职位介绍

高管助理

职位概述

该秘书岗位需向项目管理部门高管汇报。我们正在寻找一位具备出色组织能力、积极主动的秘书，为高管提供支持。该岗位要求候选人凭借卓越的组织能力、扎实且深入的建筑行业知识，以及在重点项目中主动沟通的能力开展工作。在快节奏的建筑行业环境中，你需管理复杂日程、关键工作流程、机密数据及相关方联系人，并担任项目领导团队的核心联络人。你的工作对于提升高管工作效率、助力项目顺利交付至关重要。

主要职责

1. 担任高管与内部团队之间的联络人。

2. 协助推进团队沟通、项目提醒及日程变更相关工作。

3. 处理费用报销单与发票。

4. 维护机密项目文件。

5. 统筹管理高管的复杂日程安排，包括会议、现场考察及差旅计划。

6. 准备项目相关的会议议程、高管级报告与演示文稿，以及会议纪要。

7. 协调现场会议、考察活动所需的后勤事务，及设备/资源调配。

8. 与项目团队、上海本地其他部门，以及美国的高管与合作伙伴保持高效沟通与联络。

9. 协助合同审核与审批流程。

10. 安排员工会议、团队建设活动及各类临时事务。

任职要求

1. 3-5年高管助理相关工作经验，其中至少3年以上建筑、工程或房地产开发领域工作经历。

2. 相关专业本科及以上学历，建筑管理专业本科毕业者优先考虑。

3. 深入了解建筑行业工作流程、文件管理及财务术语。

4. 熟练掌握微软办公套件（高级Excel、PowerPoint、Word、Outlook）、Adobe Acrobat Pro及项目管理类软件。

5. 具备出色的组织能力，能够同时处理多个项目事务，并在高压、紧迫的截止日期下高效完成工作。

6. 中英文书面与口头沟通能力优秀，善于与高管及现场团队对接协作。

7. 注重细节，确保文件记录、项目流程及大量行政工作的准确性。

8. 对机密、敏感的法律、财务及人力资源文件严格保密。

9. 持有项目管理相关认证者优先。

10. 工作积极性高，具备较强的资源整合与问题解决能力。

Executive Assistant

Job Summary:

The Secretary will report to Executive, Project Management. We seek a highly organized, proactive Secretary to provide support to our Executive. This role leverages exceptional organizational skills combined with proven in-depth construction industry knowledge and proactive communication across high-priority projects. You will manage complex schedules, critical workflow, confidential data, and stakeholders contacts in a fast-paced construction environment while acting as a key liaison for the project leadership team. Your role is critical to optimizing the Executive’s efficiency and supporting the successful delivery of projects.

Key Responsibilities:

Act as a liaison between the Executive and internal team.

Facilitate team communication, project alerts and schedule changes.

Process expense reports and invoices.

Maintain confidential project files.

Strategically manage the Executive’s complex calendar, scheduled meetings, site visits and travels.

Prepare agendas, executive-level reports& presentations, and meeting minutes for projects.

Coordinate logistic for site meetings, visits, and equipment/resources.

Liaise and communicate effectively within Project team and other Studios locally in Shanghai and among Executives and Partners in the US.

Assisting in contract review/approval process.

Arrange staff meeting, team building and ad hoc activities.

Desired Qualifications:

3-5 years of Executive Assistant experience, with 3+ years in construction, engineering, or real estate development field.

Bachelor’s Degree on related field, a Bachelor’s degree in Construction Management will be a plus.

In-depth knowledge of construction workflows, documentation, and financial terminology.

Mastery of in Microsoft Office Suite (Advanced Excel, PowerPoint, Word, Outlook), Adobe Pro and Project Management software.

Exceptional organizational skills with ability to multitask and manage high pressure tight deadlines across multiple projects.

Superb written and verbal communication in both Chinese and English, adept at interfacing with executives and filed team.

Detailed oriented with a focus on accuracy in documentation, project workflows, and high-volume administrative tasks.

Discretion with confidential, sensitive legal, financial and HR documents. Certification in Project Administration.

Highly self-motivated and resourceful.

关于 Shanghai Disney Resort:

上海迪士尼度假区是中国大陆的第一个迪士尼度假区，在这里，亲朋好友们可以尽情体验和畅享一个充满奇幻、想象、创意和探险的全新世界。该度假区是上海迪士尼主题乐园的所在地，内设两座主题酒店，一个大型购物、餐饮和娱乐区——迪士尼小镇，一座百老汇风格的剧院，星愿公园和其他户外休闲区域。上海迪士尼度假区的演职人员为游客提供世界一流的服务，该度假区专为中国人量身打造了正宗地道的文化氛围和主题，淋漓尽致地展现了经典的迪士尼故事和人物角色。上海迪士尼度假区能够迎合各类人的需求，包括惊险刺激的探险之旅以及郁郁葱葱的花园。在这里，游客们可以尽情放松，畅享丰富的互动体验。

关于 华特迪士尼公司 (公司):

华特迪士尼公司连同其子公司和关联公司，是一家领先的多元化国际家庭娱乐和媒体公司，拥有以下业务板块：媒体网络、乐园和度假区、影视娱乐、消费产品和互动媒体。它从 20 世纪 20 年代的一家小型卡通工作室，一跃发展成为当今娱乐业中的翘楚，可谓是家喻户晓。迪士尼公司非常荣幸地继续秉承其传统，为每位家庭成员打造世界一流的故事和体验。迪士尼的故事、人物和经历吸引了世界各地的消费者和游客。我们在 40 多个国家及地区经营业务，我们的员工和演职人员携手努力，打造在全世界和当地都备受钟爱的娱乐体验。

此职位隶属于 Shanghai Intl Theme Park Company, Ltd., 即我们称为 Shanghai Disney Resort 业务的一部分。

具体的福利基于职位有所不同，可能根据公司政策进行调整。 上海迪士尼度假区不会委托任何人或第三方机构向求职者收取费用。候选人请务必通过度假区官方招聘渠道获取度假区招聘的相关资讯。

公司规定，向所有员工和候选人提供同等就业机会，无论种族、宗教、肤色、性别、家庭状况、性取向、原国籍、年龄、婚姻状况、退伍军人身份、智力或肢体残疾、怀孕、民族/种族、外来务工人员身份、传染病原携带者身份或法律规定的其他类别。此“平等就业机会”涵盖但不限于员工聘任和雇佣、升职、降职、调动、解除/终止雇佣、工资水平和其他薪酬形式、教育和培训等方面。